Zakelijke nummers; welke zijn er en wat kan ik ermee?

Een professioneel bedrijf moet bereikbaar zijn. Een telefoonnummer is een eerste levensbehoefte voor elke organisatie. Er zijn in Nederland een aantal verschillende telefoonnummers voor verschillende toepassingen. Voor zakelijk gebruik zijn er een aantal specifieke nummers met elk hun eigen kenmerken die het telefoonverkeer beter en efficiënter kunnen maken. Maar het kan lastig zijn de juiste keuze te maken, voor nu en de toekomst.

Wie betaalt de zakelijke telefoonrekening?

Als onderneming moet je kijken naar de kosten en de baten. Een servicenummer kost geld. Voor het nummer, het personeel en de belminuten. Je kunt kiezen voor een nummer tegen betaling om de kosten te drukken, maar zakelijke nummers hebben wettelijke beperkingen. Een 0800 nummer is altijd gratis voor de beller, dus de aanbieder moet alle kosten op zich nemen. Je kunt wel kiezen om mobiele nummers te blokkeren. Dat spaart hoge belkosten maar je bent minder zakelijk internet bellengoed bereikbaar. Een 0900 nummer heeft een flexibel tarief maar deze mogen alleen dienen om de kosten te dekken, winst maken mag niet. 088 en 085 nummers hanteren altijd het lokale tarief, al mag de provider wel kosten in rekening brengen voor het gebruik van een mobiele telefoon.

(Inter)nationaal belverkeer
0800 en 0900 nummers zijn populair als servicenummers maar ze zijn alleen vanaf Nederlandse nummers te bereiken. Daarom kiezen veel aanbieders voor een regulier nationaal nummer naast een servicenummer. Dat is wel dubbelop, daarom kiezen steeds meer organisaties voor een 088 nummer. Die kan wel vanuit het buitenland gebeld worden tegen een vast, lokaal tarief. De beller moet wel rekening houden met internationale belkosten. Ook 085 nummers zijn vanuit het buitenland te bereiken. 0800 nummers kunnen aangevraagd worden bij een hosted voip provider zoals Babbl Telecom (zie http://babbl.nl).

Zakelijke nummers zijn niet gebonden aan een regio. Dat maakt het wezenlijk anders dan een lokaal nummer. Als een onderneming verhuisd naar een andere gemeente kan het nummer meeverhuizen. Ook voor ondernemingen waarbij geografische locatie niet van belang is biedt een zakelijk telefoonnummer voordeel.

Aantal nummers
Een 0800, 0900 en 085 nummer kan per stuk worden aangevraagd, 088 nummers gaan per reeks van 100, 1000 en 10.000 nummers. Je bent niet verplicht meteen alle nummers in gebruik te nemen, je reserveert een oplopende reeks nummers die je later in gebruik kunt nemen. Je moet bij aanvraag wel aan kunnen tonen dat je deze aantallen redelijkerwijs nodig hebt. Een voordeel van een serie nummers is herkenbaarheid, bijvoorbeeld bij een winkelketen die elk filiaal een telefoonnummer wil geven.

Doorschakelen
Zakelijke nummers bieden ook mogelijkheden om door te schakelen naar andere nummers. Zo kun je bijvoorbeeld een zakelijk nummer laten doorschakelen naar een mobiel nummer en een verhoogde bereikbaarheid bewerkstelligen. De beller betaalt dan (behalve bij 0800 nummers) de kosten voor het zakelijke nummer, de ondernemer draagt de kosten voor het doorschakelen. Houdt dus rekening met additionele kosten. Een manier om het doorschakelen goedkoper te maken is een telefooncentrale, of met VoIP. Er zijn ook nog externe doorverbinddiensten, zoals geen spoed wel politie, of belastingtelefoon.info. Verder is er voor anoniem bellen de dienst van bel1870.nl.

Bellen via een telefooncentrale
oude telefooncentraleEen telefooncentrale is een knooppunt van waaruit inkomende en uitgaande gesprekken worden doorverbonden. Dit kan analoog maar steeds meer organisaties kiezen voor digitale oplossingen met gespecialiseerde software. Een telefooncentrale kan op de locatie van de onderneming staan, het is ook mogelijk om een externe server te plaatsen, of te laten onderhouden door een externe leverancier. Een telefooncentrale maakt het voor bellers erg eenvoudig, je hebt een centraal nummer van waaruit je doorgeschakeld wordt naar de juiste afdeling of persoon. De beller hoeft de kosten voor het doorschakelen niet te betalen. Doorschakelen kan automatisch, via een keuzemenu, via een operator of via software waarmee het zelfs mogelijk is naar meerdere nummers door te schakelen afhankelijk van datum, tijdstip of personeelslid.

Bij grote organisaties zijn 088 nummers erg praktisch omdat de doorschakelmogelijkheden erg flexibel zijn. Er zijn wel kosten aan verbonden die via IP telefonie beperkt kunnen worden. Een 088 nummer is een “echt” nummer, met VoIP kunnen ook “virtuele” nummers gebruikt worden. En hierbij kan een “nummer” zelfs een e-mail adres zijn. Deze nummers kan men bijvoorbeeld aanvragen bij Babbl Telecom – 088 nummer aanvragen.

VoIP voor zakelijk gebruik

Voice over IP stuurt spraak door via internet. Je kunt daarbij onderscheid maken tussen een volledige IP naar IP verbinding of een hybride variant. Bij een intranet situatie is IP naar IP vaak de meest efficiënte en goedkoopste oplossing. Hierbij wordt verbinding gemaakt van een internet apparaat naar een internet apparaat. Als beide apparaten gebruik maken van een internetverbinding zonder additionele datakosten kun je enorm veel geld besparen.

Bij VoIP kun je veel soorten hardware gebruiken, in principe elk apparaat met een internetfunctie. Dat kan een VoIP telefoon zijn, een PC, een laptop of een mobiel apparaat. Daarnaast is het ook mogelijk analoge signalen om te zetten naar digitale signalen en die via een server te versturen en te ontvangen.

Je kunt telefoonnummers gebruiken binnen een VoIP configuratie maar je kunt ook (deels) gebruik maken van andere methodes zoals een gebruikersnaam of mail adres. VoIP werkt op basis van een IP adres die overal ter wereld gelokaliseerd kan zijn.

Mobiele nummers
Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen privé en zakelijke mobiele nummers. Het enige verschil is de toekenning van de twee nummers na 06 per mobiele provider. Zo is een 0610 nummer origineel van KPN en 0611 van Vodafone. Maar gezien de optie om een nummer te porteren bij overstappen naar een andere provider staat deze onderverdeling niet vast. Het aantal beschikbare mobiele nummers neemt wel af. Daarom is er sinds juni een 097 nummer in het leven geroepen die exclusief voor data-only SIM kaarten geldt en niet voor telefonie.

Autoriteit Consument en Markt
De ACM (voorheen OPTA) reguleert en controleert telefoonnummers in Nederland. Een aanvraag van een zakelijk nummer verloopt via de ACM. Via de websiteACM - Telecom is het mogelijk direct een aanvraag in te dienen. Voor een 085 nummer is een uittreksel van de Kamer van Koophandel niet verplicht, voor andere zakelijke nummers wel. Als de aanvraag via de website wordt ingediend is er geen uittreksel KvK nodig maar wel een eHerkenning met autorisatie 2+. Telecomproviders kunnen assisteren bij de aanvraag.

Bij aanvraag van een 088 reeks kan er een eerste en tweede voorkeur worden aangegeven. Als zowel de eerste als tweede voorkeur niet meer beschikbaar is zal de ACM de aanvrager in de gelegenheid stellen een andere voorkeur te geven, anders zal deze zelf een serie toekennen.

Voor de aanvraag van een serie 088 nummers is het wel van belang dat de nummers daadwerkelijk gebruikt gaan worden in de toekomst. Voor de serie wordt per jaar een vast bedrag berekend door de ACM, en voor elk nummer dat daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Het is niet toegestaan om nummers door te verkopen, dat kan leiden tot intrekken van de reeks.

Conclusie
Bereikbaarheid is essentieel voor een onderneming. De keuze van het juiste nummer speelt daarbij een grote rol. Voor verschillende toepassingen zijn verschillende nummers in het leven geroepen. De mogelijkheid om nummers door te schakelen biedt veel voordelen. De beller kan via één of enkele herkenbare nummers via de telefooncentrale de juiste persoon aan de lijn krijgen. En als het telefoonverkeer zoveel mogelijk verloopt via VoIP kunnen de kosten aanzienlijk lager uitvallen.

Voorheen maakten veel grote ondernemingen gebruik van eigen telefooncentrales. Dankzij internet en VoIP stappen steeds meer bedrijven over op Hosted VoIP Providers die de taken buiten de werklocatie regelen. Dat bespaart vaak kosten en de risico’s zijn lager. Telefoonnummers kunnen gecombineerd worden met IP adressen om de bereikbaarheid en flexibiliteit te verhogen. Voor meer informatie over zakelijke nummers aanvragen kijk je op Babbl Telecom.

Communicatie is overal, en bereikbaarheid is steeds belangrijker geworden. Elke organisatie kan een passende oplossing kiezen die perfect voldoet aan de huidige situatie, maar ook schaalbaar is en “future-proof”. Zowel opschalen als (tijdelijk) downgraden is tegenwoordig mogelijk en elke onderneming wordt geacht bereikbaar te zijn. De huidige technologie biedt die mogelijkheden.